QM System mit Microsoft 365

  • 6 Möglichkeiten, ein Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 zu nutzen

Ein Qualitätsmanagementsystem muss den Mitarbeiter dabei unterstützen, so zu arbeiten, dass der Organisation zufriedene Kunden und langfristig mehr Ertrag und Gewinn sichert. In diesem Monat zeige ich an verschiedenen Beispielen, wie Sie diese Vorteile mit einer Lösung in Microsoft 365 realisieren können.

Sie können sich sicherlich daran erinnern, ein Produkt oder eine Dienstleistung gekauft zu haben, die nicht den Erwartungen entsprochen hat. Vielleicht war es ein defektes Sofa, ein lauter Kühlschrank, schlechte Turnschuhe oder ein Essen, nach dessen Genuss sie sich schlecht gefühlt haben. Was auch immer es war, Sie waren wahrscheinlich enttäuscht, vielleicht haben Sie sich beim Verkäufer beschwert, und vielleicht haben Sie auch Familie, Freunden oder Social-Media-Followern von dem Vorfall erzählt.

Dies zeigt, warum alle Organisationen ihre Dienstleistungen einem Qualitätsmanagement unterziehen sollten, um Problemen mit Produkten und Dienstleistungen vorzubeugen und Fehllieferungen und Kundenenttäuschungen zu vermeiden.

Durch die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden Produkte und Dienstleistungen in gleichbleibend guter Qualität erhalten. Im Gegenzug kann die Lösung auch zu einer Reduzierung kostspieliger Fehler, einem verbesserten Mitarbeiterengagement, einem effektiven Wachstumsmanagement und höheren Einnahmen führen.

Aber die beste Nachricht hier ist, dass es weder schwierig noch teuer sein muss, eine solche Lösung zu implementieren. In meine Posts zu diesem Thema, stelle ich 6 Beispiele aus einem Qualitätsmanagementsystem auf Basis von Microsoft 365 und Omnia vor, das dabei hilft, dass Ihre Kunden zufrieden bleiben.

 

1. Visualisieren Sie Prozesse für mehr Kundenorientierung

Das Qualitätsmanagementsystem beginnt und endet mit den Bedürfnissen der Kunden. Es wird Ihnen helfen, potentielle Kunden, d.h. Organisationen mit spezifischen Bedürfnissen in zufriedene Kunden zu verwandeln.

Für die meisten Unternehmen geschieht dies durch die Definition und Visualisierung der Geschäftsprozesse und die Bereitstellung von Anleitungen für die Mitarbeiter, „wie wir arbeiten“. Die Prozesse geben einen Überblick darüber, wie Ihre Organisation aufgebaut ist, wie ihre Funktionen zusammenwirken und wie Ihr Unternehmen Wert für Kunden schafft.

Das Qualitätsmanagementsystem muss daher in der Lage sein, Sie bei der Definition und Visualisierung von Prozessen zu unterstützen, z.B. bei:

• Entwicklung,
• Marketing,
• Vertrieb,
• Produktion und
• Lieferung von Produkten und Dienstleistungen
• Personalentwicklung,
• Finanzverwaltung
• Geschäftsvermittlung

Mit einem Prozessmanagement können Sie alle durchzuführenden Aktivitäten organisieren und beschreiben. Gemeinsam mit Dokumenten, Formularen, Tools, Vorlagen, Schulungsressourcen und mehr, stellen Sie den Mitarbeitern benutzerfreundliche Best Practices zur Verfügung.

2. Governance-Modelle schaffen Vertrauen

Es ist von großer Bedeutung, dass der Inhalt des Qualitätsmanagementsystems aktuell und korrekt ist, damit Endbenutzer wissen, dass sie den Informationen vertrauen können, die sie finden.

Um dies sicherzustellen, sollten Sie ein Governance-Modell mit Richtlinien implementieren, die definieren, wie Prozesse, Dokumente, Webseiten usw. während ihres Lebenszyklus verwaltet werden. Dies kann die Aspekte wie z.B. Vorlagen, Eigenschaften, Sicherheitstags, Authentifizierung, Revision, Archivierung usw. umfassen.

Omnia verfügt über ein starkes Konzept zur Implementierung Ihres Governance-Modells für die Verwaltung von Inhalten. Es unterstützt die Einrichtung von Informationsrichtlinien für Prozesse, Dokumente etc. mit wichtigen Aspekten, wie z.B.

• Vorlagen,
• Eigenschaften,
• Genehmigung,
• Überprüfung,
• Archivierung,
• Speicherung usw.

Omnia bietet auch die Rückverfolgbarkeit aller Inhalte von der Erstellung bis zur Fertigstellung mehrere Jahre später, sodass z.B. alle Ereignisse im Zusammenhang mit einem bestimmten Dokument nachvollziehbar sind.

3. Mitarbeiterentwicklung und eine Kultur, in der Qualität an erster Stelle steht

Ein Qualitäts- und Geschäftsmanagement umfasst nicht nur das strukturierte Management von Prozessen, Richtlinien und Verfahren, die Lösung muss auch die Annahme und Umsetzung von Best Practices, die Entwicklung von Mitarbeitern und die Etablierung einer qualitätsorientierten Kultur unterstützen.

Ein Beispiel dafür, wie dies erreicht werden kann, ist die strukturierte Bereitstellung von Lernressourcen, die Ihren Mitarbeitern helfen können, sich zu verbessern und im Laufe der Zeit zuerst eine Unternehmensphilosophie der Qualität einzuführen.

Mit Omnia können Sie ein Lernzentrum erstellen und interne und externe Präsenz- oder Online-Kurse anbieten und Self-Service-Videos und Mikrokurse bereitstellen. Ein Schritt-für-Schritt-Mikrokurs kann Inhalte wie Text, Bilder, Videos, Links und mehr mischen und ein leistungsstarkes Werkzeug sein, um Mitarbeitern zu helfen, die empfohlene Arbeitsweise zu erlernen.

Um die Einrichtung der Mikrokurse weiter zu verbessern, können Sie außerdem einen Wissenscheck für jeden Kurs, eine Q&A-Funktion und die Möglichkeit, die Mikrokurse zu bewerten und die am besten bewerteten Themen zu präsentieren, erstellen.

4. Schaffen Sie Erfolg innerhalb des Projektportfolios

In den meisten Organisationen und insbesondere in projektorientierten Unternehmen sind Einnahmen und Gewinne eng mit dem Erfolg innerhalb des Projektportfolios verbunden. Dies gilt nicht nur für den Erfolg laufender Projekte, sondern auch für die Ausrichtung der von einer Organisation durchgeführten Projekte an der Strategie der Organisation.

In diesen Unternehmen ist die Definition und Umsetzung von Projektmodellen ein wichtiger Bestandteil des Managementsystems, um den operativen Erfolg sicherzustellen. Dazu gehören häufig auch Modelle zur Messung des Projekterfolgs im Hinblick auf seinen Beitrag zu den strategischen Zielen der Organisation.

Wenn Sie Omnia verwenden, erhalten Sie nicht nur eine gute Unterstützung bei der Definition dieser Modelle, sondern auch bei der Erstellung von Vorlagen für die Einrichtung der Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Neue Projekte können mit Funktionen zum Skizzieren und Planen von Aufgaben, zum Bereitstellen von Dokumentvorlagen, zum Kontrollieren der Ergebnisse, zum Anzeigen des Projektfortschritts, zum Teilen von Informationen mit Projektbeteiligten und mehr erstellt werden.

5. Arbeiten Sie mit kontinuierlichen Verbesserungen

Bei der Arbeit mit kontinuierlicher Verbesserung geht es hauptsächlich darum, eine Denkweise zu implementieren, bei der Sie immer nach besseren Möglichkeiten suchen, Dinge zu tun. Die Bemühungen, Ineffizientes zu identifizieren und zu verbessern, müssen die gesamte Organisation umfassen, vom CEO bis zu den Mitarbeitern an vorderster Front. Das gilt sowohl für die Gesamtstrategien bis hin zur Verschwendung in der Produktion. Wenn es gelingt, eine Kultur einzuführen, in der Qualität an erster Stelle steht, werden Gewinne erzielt, die zum Einkommen und zum Endergebnis beitragen.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeit an Verbesserungen am Qualitätsmanagementsystem zu unterstützen. Aus Benutzersicht sollte es einfach sein, Vorschläge einzureichen und zu überwachen, an Verbesserungen mitzuarbeiten und sich an Indikatoren zu beteiligen, um zu verfolgen, „wie es uns geht“. Auf hoher Ebene benötigt das Unternehmen einen definierten Prozess, um die Auswirkungen der vorgenommenen Änderungen schnell zu analysieren, zu priorisieren, zu beheben und zu überwachen.

Omnia unterstützt die Aufgabe, Verbesserungen zu definieren, informiert, wie mit diesen zu arbeiten ist und ermöglicht die Verwendung der jeweiligen Prozesse in Microsoft Teams. Die Lösung kann auch Vorschläge für Prozesse, Aktivitäten, Anweisungen, Checklisten usw. erfassen und managen. Somit erhalten Prozessverantwortliche direktes Feedback und können ihre Prozesse damit kontinuierlich verbessern. Darüber hinaus bietet Omnia die Möglichkeit, Kennzahlen und Reports in der Qualitätsmanagementlösung zu nutzen.

6. Einbeziehung und Beteiligung der Mitarbeiter

Bevor Ihr Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 implementiert wird, müssen Sie sich für die Frage stellen, wie sichergestellt werden kann, dass die Lösung alle Mitarbeiter erreicht.

Dies kann kniffliger sein als erwartet, insbesondere wenn Ihre Belegschaft eine Mischung aus Angestellten und Produktionsmitarbeitern, Betriebsmitarbeitern, Zeitarbeitern und anderen Arten von Mitarbeitergruppen ist. Einige dieser Mitarbeiter haben möglicherweise keinen physischen Standort oder keinen PC oder kein anderes Gerät, um auf das System oder sogar auf ein Microsoft 365-Konto zuzugreifen.

Aber Omnia kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass die Lösung alle Mitarbeiter erreichen kann, indem es Benutzerverwaltung für die Gruppen bereitstellt, die kein AD-Konto oder keine Microsoft 365-Lizenz haben, einschließlich On-/Offboarding-Prozesse sowie Besitz und Verwaltung.

Omnia unterstützt AD-Konten, Kaizala-Konten und integrierte Omnia-Konten, und Benutzer können sich mit der Authentifizierung von Drittanbietern wie Facebook oder Google anmelden oder eine „PIN“ auf einem Mobiltelefon erhalten. Unabhängig davon, welche Authentifizierungsmethode verwendet wird, kann Omnia Benutzern Zugriff gewähren, ganz gleich, ob ihnen eine M365-Lizenz zugewiesen wurde oder nicht.

Omnia kann QR-Codes auf einschlägigen Intranetseiten oder auf öffentlichen Informationstafeln veröffentlichen, um Nutzer so einfach wie möglich in den Fokusbereich des Qualitätsmanagementsystems oder z.B. zu der Downloadseite für die Omnia Mobile App zu bringen.

Wenn Sie Omnia und Microsoft 365 für Ihr Qualitätsmanagementsystem verwenden, können Endbenutzer
• an Prozessen teilnehmen,
• mit kontrollierten Dokumenten arbeiten,
• Ressourcen lernen,
• an Projekten mitarbeiten,
• Verbesserungsvorschläge einreichen usw.

Und dies kann erfolgen, in einem Webbrowser, in Microsoft Teams, in der Omnia mobile App, in der Teams mobile App und über digitale Infoscreens.

Wenn die Lösung in allen Kanälen und für alle Benutzer verfügbar ist, haben Sie eine gute Basis, um nicht nur eine gute Lösung für das Qualitätsmanagement zu etablieren, sondern auch eine Kultur zu etablieren, in der Qualität an erster Stelle steht.

Fazit:

Um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen für Kundenerfolg und -zufriedenheit sorgen, benötigen Sie ein Qualitätsmanagementsystem. Und wie oben erwähnt, muss der Weg dorthin nicht schwierig oder teuer sein. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Omnia Ihnen helfen kann, guten Service und eine qualitätsorientierte Philosophie zu etablieren, sprechen Sie mich an.

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